Gute Gesprächsvorbereitung ist das Erfolgsrezept

29. Juni 16

Damit ein Gespräch gelingt, müssen unterschiedliche Faktoren stimmen. Wer sich gut vorbereitet, Notizen macht und Fragen stellt, macht schon vieles richtig. Und: Sich verständlich ausdrücken, Verständnis zeigen und lächeln helfen auch.

Ob bei der Arbeit, zu Hause oder mit Freunden: Gespräche gehören zum Alltag. Dabei sind nur gute und erfolgreiche Gespräche wirklich befriedigend und wollen fortgeführt werden. Wie sich ein Gespräch entwickelt, lässt sich nicht voraussagen, kann aber durchaus positiv beeinflusst werden. Natürlich: Eine Gelingens-Garantie gibt es nicht, denn unsere Gesprächspartner sind wie sie sind. Wer aber den einen oder anderen Punkt beachtet, kann viel steuern und allenfalls retten.

 

Ein grosser Unterschied ist, ob Sie sich auf ein Gespräch vorbereiten können oder unverhofft zum Dialog aufgefordert werden. Heute legen wir den Fokus auf Gespräche, auf die man sich vorbereiten kann. Wie man das Beste aus einem spontanen Gespräch macht, schauen wir uns zu einem anderen Zeitpunkt an.

 

Sich auf ein Gespräch vorbereiten zu können, ist ein grosser Vorteil. Deshalb sollte dies auch unbedingt getan werden. Denn: So fühlt man sich sicherer – was man auch ausstrahlt – und wirkt souveräner. Folgendes sollten Sie dazu beachten: 

 

Sich gut vorbereiten

Wer zu einem Gespräch eingeladen wird, sollte wissen, worum es dabei gehen wird. Im Idealfall liegt der Einladung eine Traktandenliste bei. In den meisten Fällen ist dies aber nicht so, weshalb es wichtig ist, in Erfahrung zu bringen, was der Gesprächsinhalt sein wird. Dann gilt, sich zu überlegen, was Sie mit dem Gespräch erreichen wollen und was Sie lernen, herausfinden und bewirken möchten. Dazu kann man sich ins Thema einlesen und sich wichtige Fakten notieren. Ratsam ist auch, sich den Gesprächsverlauf vorzustellen und sich zu überlegen, wie man auf diese oder jene Frage, Äusserung oder Forderung reagieren würde. Dadurch bleibt man flexibel und gelassen.

 

Notizen mitnehmen und machen

Informationen, auf die man bei der Vorbereitung gestossen ist, sollte man als Notiz ans Gespräch mitnehmen. Auch die Ziele, die Sie sich gesetzt haben, sollten auf dieses Notizpapier. Mehr noch: Sie sollten die Ziele das ganze Gespräch über im Auge behalten und das Gespräch wieder auf das lenken, was Ihnen wichtig ist, wenn es sich in eine andere Richtung entwickelt. So erreicht man, dass nur über Wesentliches diskutiert wird. Und: Dinge, zu denen Sie etwas sagen möchten oder eine Frage haben unbedingt während des Gespräches notieren, damit sie nicht in Vergessenheit geraten. Sobald es passt, sagen oder fragen Sie, was Sie sich notiert haben. 

 

Gegenseitiges Verständnis hilft

Die Chancen auf ein positives Gespräch beeinflusst ebenfalls, wenn ruhig und sachlich auf Augenhöhe diskutiert wird. Hören Sie gut zu und zeigen Sie Präsenz. Zudem wirken eine wohlwollende Ausstrahlung und ein Lächeln oft Wunder. Wenn Sie dabei nicht nur die Argumentation Ihres Gegenübers nachvollziehen können, sondern auch weshalb er oder sie so argumentiert, sind Sie einen entscheidenden Schritt weiter. Dabei sollte man darauf achten, auch verstanden zu werden, was mit einem «Bitte verstehen Sie auch, dass ich ...» eingeleitet werden kann. Schliesslich wollen alle verstanden werden.

 

Sich verständlich ausdrücken und nachfragen

Ebenfalls zum besseren Verständnis tragen klare, verständliche und kurze Sätze bei. So kann uns unser Gegenüber folgen und ein Dialog auf Augenhöhe entstehen. Hält sich die andere Person nicht daran, kann mit einer kurzen Rückfrage im Sinne von «Habe ich Sie richtig verstanden, Sie meinen ...?» die Verständigung geklärt werden. Oder man bittet um eine Erklärung, weil man etwas nicht verstanden hat. Fragen zu stellen zeugt nicht etwa von mangelnder Intelligenz, sondern von Interesse und Präsenz.